4.1 SURAT MENYURAT
Arti dan Fungsi Surat
PENGERTIAN
Surat merupakan alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain. Ada juga yang mengatakan bahwa surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Ada juga yang berpendapat mengenai pengertian surat sebagai suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain. Informasi dalam surat tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Sedangkan menurut Seojito dan Solchen (2004: 1) mendefinisikan surat sebagai berikut:
- Ditinjau dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya.
- Ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis
- Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat sarana komunikasi tulis.
FUNGSI SURAT
Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut :
- Sebagai alatkomunikasi
- Sebagai wakil atau duta
- Sebagai bahan bukti
- Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
- Berbagi alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
- Sebagai alat ingat (pengingat)
- Sebagai bukti sejarah dan kegiatan
- Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.
1. Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.
2. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti, surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.
3. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih lanjut.
4. Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.
5. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.
6. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasi perusahaan atau badan usaha.
Syarat-syarat Surat Yang Baik
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
- Jelas
Tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
- Benar
Isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
- Sopan
Menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
- Singkat/tidak terlalu bertele-tele, Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
- Lengkap
Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
- Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bahasa Surat
Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
– Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
– Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…
– Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…
– Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
– Membalas surat Ibu tanggal…
– Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda…
– Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal… nomor…
– Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
Kesalahan yang boleh dikatakan sudah menjadi suatu salah kaprah dalam surat-menyurat ialah penggunaan kalimat pembuka: Bersama ini kami kabarkan bahwa…, atau Bersama surat ini saya beri tahukan kepada Saudara bahwa…
Ungkapan bersama ini mengandung arti ‘seiring dengan ini’, sedangkan kabar atau berita yang disampaikan itu tidak seiring dengan surat itu, tetapi ada di dalam surat itu. Oleh karena itu, bukan kata bersama ini yang hendaknya dipakai di situ, melainkan kata dengan ini atau dengan surat ini.
Kalimat pembuka yang dimulai dengan kata berhubung saja juga tidak tepat karena ungkapan yang seharusnya digunakan ialah berhubung dengan. Misalnya, berhubung dengan kesehatan saya hari ini agak terganggu… Boleh juga kita mulai kalimat itu bukan dengan ungkapan berhubung dengan, melainkan dengan kata karena: Karena kesehatan saya hari ini… dan seterusnya.
Ungkapan berhubung dengan menyatakan hubungan pertalian, sedangkan kata karena dipakai untuk menyatakan sebab-akibat. Jadi ada perbedaannya: kata karena tidak dapat diganti dengan kata berhubung. Ungkapan lain menyatakan hubungan pertalian ialah: bertalian dengan, berhubungan dengan, sehubungan dengan, berkenaan dengan, sejalan dengan.
Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.
Beberapa contoh kalimat penutup:
– Atas bantuan Saudara, kami mengucapkan banyak terimakasih.
– Kami akhiri surat kami dengan ucapan terima kasih atas perhatian serta kerja sama Saudara yang baik.
– Sekianlah laporan kami, mudah-mudahan beroleh tanggapan dan perhatian Bapak.
– Semoga laporan kami ini dapat membantu Bapak. Terima kasih kami ucapkan atas perhatian Bapak.
Bagian-bagian Surat
Bagian-bagian surat adalah sebagai berikut:
- Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
- Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
- Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
- Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
- Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990
- Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
- Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
- Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
- Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
- Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013
- Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
- Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
- Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
- Kata “kepada” pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata “kepada” dirasa berlebihan karena sudah ada kata “YTH/ yang terhormat”
- Menggunakan kata “Yang terhormat” yang bisa disingkat menjadi “YTH”
- Menggunakan kata “Bapak”, “Ibu” atau “Sdr” jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata “Bapak, Ibu, Sdr” selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
- Di setiap baris pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
- Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255
- Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
- Isi Surat
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap informasi yang disampaikan di alenia isi.
Alenia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
- Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: “Hormat saya, Hormat kami, Wassalam”. Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
- Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan
Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.
- Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA Negeri 01 Tanjung
2. Pembina OSIS SMA Negeri 01 Tanjung
Posisi ke 12 bagian surat resmi tersebut di atas bisa saja berubah, tergantung format atau bentuk surat. Ke 12 bagian tersebut di atas merupakan bagian-bagian surat resmi, sedangkan jika sobat ingin menulis surat yang sifatnya kurang atau tidak resmi ada bagian-bagian yang dihilangkan seperti, kepala surat/ kop surat.
Contoh Surat
contoh surat tugas perusahaan:
http://contohsuratku.com/contoh-surat-tugas-perusahaan/
Sumber:
http://www.zonasiswa.com/2013/12/surat-pengertian-fungsi-sejarah.html
http://tipsseputarkeluarga.com/2015/01/12/pengertian-surat-dan-fungsi-surat/
http://tata-usaha.blogspot.com/2011/06/syarat-syarat-surat-yang-baik.html
http://sastranesia.com/bahasa-surat/
http://www.zonasiswa.com/2014/01/bagian-bagian-surat-penjelasan-contoh.html
10Tsuki 